Comment rédiger un cahier des charges pour des écrans professionnels ?

Choisir un écran professionnel ne consiste pas seulement à définir une diagonale et un budget. Le matériel doit correspondre à un emplacement, à une durée d’utilisation, à une distance de lecture et à un parcours utilisateur précis. Un écran pertinent en salle de réunion peut ainsi être inadapté dans une vitrine, un hall ou un rayon de magasin.

Un cahier des charges bien construit aide à comparer des solutions cohérentes et à anticiper l’installation, l’exploitation et la maintenance. Voici les questions à documenter avant de consulter un intégrateur ou de sélectionner vos écrans professionnels.

1. Quel objectif l’écran doit-il servir ?

Commencez par décrire l’usage attendu, sans citer immédiatement un modèle ou une technologie. L’écran doit-il accueillir, orienter, présenter une offre, faciliter une recherche, diffuser des informations internes ou accompagner un vendeur ? Cette clarification évite de surdimensionner le dispositif ou, au contraire, de choisir un équipement qui ne permet pas le parcours envisagé.

Précisez aussi le public, le contexte et l’action attendue. Un visiteur de passage ne lit pas comme un collaborateur dans un espace d’attente. Une borne consultée volontairement ne répond pas aux mêmes règles qu’un écran regardé à plusieurs mètres.

2. Où sera installé le matériel ?

L’environnement détermine une grande partie du choix. Relevez les dimensions disponibles, la hauteur de pose, l’orientation souhaitée, les sources de lumière, les reflets, les passages et les éventuels obstacles. Une vitrine très exposée, un accueil intérieur et un point d’information tactile imposent des contraintes différentes.

• Implantation intérieure, en vitrine ou en extérieur.
• Orientation portrait ou paysage et dimensions réellement disponibles.
• Distance et angles depuis lesquels le contenu doit rester lisible.
• Présence d’une alimentation, d’un accès réseau et d’un passage de câbles.
• Contraintes du mur, du mobilier, du sol ou de la structure d’accueil.

3. Quelle luminosité et quel format sont nécessaires ?

La luminosité doit être évaluée selon l’environnement réel, et non depuis une fiche produit isolée. Une valeur adaptée à une pièce maîtrisée peut devenir insuffisante face à une forte lumière ambiante. À l’inverse, une luminosité excessive dans un espace sombre peut nuire au confort. Demandez une recommandation tenant compte de l’exposition et des horaires d’utilisation.

La taille dépend moins de l’espace à remplir que du contenu à lire et du recul disponible. Titres, prix, plans, vidéos et interfaces tactiles n’exigent pas la même surface. Il faut également vérifier que les contenus pourront être produits dans l’orientation et la définition retenues.

4. Quel rythme de fonctionnement faut-il prévoir ?

Indiquez les jours et plages horaires de diffusion, ainsi que les périodes de fermeture. Le choix doit être fondé sur le rythme d’exploitation prévu et sur les conditions spécifiées par le fabricant. Cette information influence la sélection du matériel, mais aussi la programmation des démarrages, des arrêts et des contrôles.

La fiabilité ne dépend pas uniquement de l’écran. La qualité du support, la ventilation, l’alimentation, le réseau, le lecteur éventuel et la facilité d’accès pour intervenir contribuent à la continuité de service. Le cahier des charges doit donc porter sur l’ensemble du dispositif.

5. Le tactile apporte-t-il une utilité réelle ?

Un écran tactile est pertinent lorsque l’utilisateur doit choisir, rechercher, comparer ou renseigner une information. Il ne suffit pas d’ajouter une couche interactive à un contenu conçu pour une diffusion passive. Le scénario doit préciser la page d’accueil, les choix disponibles, la profondeur de navigation, le retour automatique au début et la conduite à tenir en cas d’inactivité.

L’implantation doit également favoriser une utilisation confortable : hauteur accessible, espace devant le dispositif, absence de gêne pour la circulation et contenu lisible à courte distance. Si aucune action utile n’est attendue, un écran non tactile sera souvent plus simple à exploiter.

6. Comment l’écran sera-t-il intégré physiquement ?

Décrivez le mode de pose attendu : fixation murale, pied, totem, intégration dans un meuble ou composition de plusieurs écrans. Prévoyez l’accès aux connectiques et aux éléments techniques sans dégrader l’esthétique. La ventilation et les dégagements nécessaires doivent respecter les prescriptions du matériel retenu.

Un relevé sur site permet de confronter le projet aux réalités du bâtiment : nature du support, prises disponibles, cheminement des câbles, accès pour la livraison et possibilité de travailler sans perturber durablement l’activité. Ces détails réduisent les adaptations improvisées lors de la pose.

7. Comment les contenus seront-ils diffusés et administrés ?

Le matériel doit être pensé avec sa chaîne de diffusion. Définissez qui crée les contenus, qui les valide, qui les programme et qui contrôle leur présence à l’écran. Précisez aussi si le parc concerne un seul site ou plusieurs établissements et si les équipes locales disposent d’une autonomie.

ALLSAN développe SanDisplay pour créer, programmer, diffuser et superviser à distance les contenus d’un parc d’écrans. Selon le matériel déjà en place, la solution peut aussi être adaptée grâce à un lecteur externe ; la compatibilité et les possibilités exactes doivent être vérifiées pour chaque projet.

8. Quelles opérations de maintenance faut-il organiser ?

Le cahier des charges doit nommer les personnes responsables du premier diagnostic et définir l’accès au matériel. Un écran placé très haut, enfermé dans un meuble ou installé derrière un habillage peut être élégant, mais plus complexe à contrôler. Il faut pouvoir vérifier l’alimentation, les connexions et les composants de diffusion sans démontage disproportionné.

Conservez également un inventaire indiquant l’emplacement, le modèle, l’orientation et le rôle de chaque écran. Pour un réseau multisite, une nomenclature homogène facilite les échanges entre les équipes de communication, les responsables locaux et les intervenants techniques.

9. Comment comparer les réponses des fournisseurs ?

Demandez une réponse structurée point par point plutôt qu’une simple liste de références. Chaque proposition devrait expliquer pourquoi le format, la luminosité, le support, le mode de diffusion et les conditions d’utilisation répondent au contexte. Les éventuelles réserves doivent être explicites.

• Adéquation entre l’usage décrit et le matériel proposé.
• Prise en compte de la lumière, du recul et des horaires.
• Cohérence entre écran, support, diffusion et connectivité.
• Conditions d’accès pour l’entretien et les interventions.
• Identification claire des prérequis à la charge du site.

10. Quels éléments joindre au cahier des charges ?

Joignez des photographies, un plan coté, les horaires, une description des contenus et un schéma du parcours utilisateur. Pour un projet tactile, ajoutez quelques écrans fonctionnels ou un scénario simple. Pour plusieurs sites, distinguez les caractéristiques communes des contraintes propres à chaque implantation.

Vous préparez une installation ou le renouvellement d’un parc ? Présentez à ALLSAN vos usages, vos sites et vos contraintes afin d’étudier une sélection de matériel et une intégration adaptées à votre projet.